La estructura organizacional en el departamento de Compras se está haciendo cada día más compleja, creando especializaciones cada vez más necesarias en la complejidad de los negocios de hoy en día.
En esta época de globalización, el mercado internacional está experimentando una evolución sin precedentes. Las compañías tienen ahora la posibilidad de acudir a una gran variedad de proveedores a nivel mundial. Las alternativas de aprovisionamiento se han multiplicado y el “time to switch” ha disminuido enormemente, facilitando drásticamente las transacciones internacionales. Sin embargo, este alto grado de libertad tiene también sus inconvenientes, reflejados principalmente en el riesgo de comprar sin un exhaustivo control de calidad. Ello puede derivar no sólo en problemas de pérdida de calidad de los productos, sino incluso en una repercusión negativa para la imagen de marca.
A ello hay que añadir la delicada situación financiera que sufren muchos países de economías avanzadas; este factor determinante tampoco ayuda a la estabilización de procesos de control. Esto se traduce en dificultades en la gestión de cobro que generan problemas de tesorería a los pequeños proveedores que, incluso, en ocasiones se ven obligados a cerrar por falta de liquidez.
Asimismo, los primeros síntomas de inestabilidad financiera de un proveedor pueden ser desde evidentes hasta imperceptibles pero las consecuencias siempre son importantes para el cliente. Este problema afecta directamente a las empresas en cuanto ven su abastecimiento cortado de manera brusca y puede llevar al cese de la actividad de aquéllas que no disponen de alternativas.
Son muchos los riesgos que pueden influir en los resultados de una empresa, y por ello deben ser evaluados periódicamente. La anticipación a esos riesgos es la única receta efectiva para combatirlos. Y es el “Risk Management” quien se encarga de ello.
Son las empresas que han entendido este aspecto como esencial para superar y gestionar correctamente las dificultades vinculadas a la actividad con los proveedores, las que obtienen un valor añadido de la relación con los mismos. Es el denominado “Risk Management”, que permite:
- Un mejor control e influencia sobre los proveedores.
- Mejor comprensión de las amenazas.
- Aumento de la calidad y fiabilidad de los productos/servicios.
- Aumento de la eficiencia y reducción de los costes.
- Una mejora de la relación cliente-proveedor.
- Una mejora de la credibilidad e imagen de marca de la empresa.
Les sugiero por tanto, seguir estas 4 etapas principales en la gestión del riesgo:
1- IDENTIFICAR cuáles son los proveedores de riesgo:
a. Monitorizar su estabilidad financiera.
b. Combinar información interna y externa.
c. Colaborar a nivel corporativo con otros departamentos.
d. Realizar auditorías.
2- ANALIZAR CONSECUENCIAS:
a. Volumen de compra con el proveedor (Spend Performance Management).
b. Matriz de análisis de riesgo.
c. Materiales en riesgo.
3- IDENTIFICAR POSIBLES ALTERNATIVAS:
a. Identificación riesgo nuevos proveedores.
b. Transferir/evadir el riesgo.
c. Reducción efectos del riesgo.
d. Aceptación de todas/algunas consecuencias de un riesgo determinado.
4- LANZAR INICIATIVAS:
a. Negociar y/o monitorizar planes de mitigación del riesgo.
Los profesionales de compras, como vemos, necesitan una formación continua y reciclaje sobre las nuevas mejores prácticas que surjan. La IFPSM (International Federation of Purchasing and Supply Chain Management) que reúne a más de 47 Asociaciones de Compras en el mundo, definió en su último congreso mundial el “Risk Management” como una necesidad prioritaria en la formación de los compradores.
Por Jorge Garcia
jorgegarcia@mosaicoconsulting.com
