Control de Inventario ¿Misión Imposible?

Como en la película interpretada por Tom Cruise “Misión Imposible”, los empresarios del sector producción y comercial han tratado de crear mecanismos de control para sus inventarios, especialmente en la última decada, fecha en la cual la Gestión de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain Management) tomó una mayor relevancia en la competencia entre empresas.

He conocido empresas que declararon un determinado año, como año de la Exactitud de Inventario, y aún así fracasaron en su meta.

Las barreras que se han encontrado han sido numerosas, llegando algunos de ellos a asumir que era una Misión Imposible.

El objetivo principal de la unidad de Control de Inventarios es proveer de información confiable y exacta a la Empresa sobre las cantidades en existencias de cada producto y su ubicación física. Esta información permite el análisis a otras unidades, como Compras y Producción, de la Rotación de la mercancía con lo cual pueden tomar decisiones rápidas. Además de saber en cada momento cuantos son los activos de la empresa y por tanto el valor de la misma.

He asesorado a clientes que cada vez que tenían que comprar un producto enviaban a dos o tres empleados al almacén a contar y así saber cuánto tenían en existencias, lo que provocaba una lentitud en la toma de decisiones y la inexactitud de ese conteo de urgencia, dónde no se tienen en cuenta pedidos pendientes de despacho, pendientes de facturación, devoluciones, pedidos pendientes de ser recibidos, etc.

Al mismo tiempo he vivido la experiencia de ver a ese mismo cliente recibir a un proveedor internacional y sentados en su escritorio ingresar en su PC, ver sus existencias y tomar decisiones rápidas y ajustadas a la realidad.

¿Es o no una ventaja competitiva?, Evidentemente sí, no sólo por la rapidez de la decisión sino por otros motivos que vamos a analizar:

* Permite definir un máximo y un mínimo de inventario por categoría de productos, controlando así la inversión en cada producto y garantizando el beneficio esperado.
* Permite definir el número de veces que se desea que el inventario rote al año.
* Permite minimizar los costos de almacenaje, ya que podemos reducir el tiempo en almacén creando ofertas en productos que tengan un movimiento lento. En los almacenes se producen pérdidas cuantiosas debido a averías, mala colocación, condiciones ambientales, robos, etc. El ejemplo lo tenemos día a día cuando vamos a comprar, si vemos la caja de un producto deteriorada o de color amarillento de seguro que la desecharemos y cogeremos una caja que esté en buen estado, con lo cual para esa empresa ese producto ya no será de primera calidad. Tendrán una avería y lo venderán a un precio menor.
* Reduce notablemente el riesgo de Obsolescencia de los productos, que no es más que el riesgo que tienen los productos de reducir su ciclo de vida debido a los cambios en los gustos de los consumidores o los cambios en la tecnología.
* Permite tener un almacén organizado y limpio, dónde estén identificados todos los productos.
* Permite reducir los costos financieros de almacenamiento, costos que reducen los beneficios por las ventas. El costo financiero de almacenaje es el costo por tener una cantidad de dinero invertido en un producto en almacén más de lo debido en vez de invertir ese dinero en algo que diera el retorno esperado de beneficios más rapidamente.

La Asociación Dominico Española de Compras e Inventario (ADECOI) ha recibido más de 450 consultas de Empresarios, Encargados de Control de Inventario y Almacén a lo largo del 2008, y las expectativas de ADECOI para el 2009 son que este número se incremente un 100% como mínimo.

Pero cómo se crea un Proyecto para controlar los inventarios, ¿por qué es tan difícil?. Veamos la metodología que debemos usar en la Gestión de Proyectos.

I FASE: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS.

* El Equipo gerencial de la empresa mediante reuniones identificarán cuales son los problemas detectados y las causas que motivan la creación de un proyecto. Es muy importante mencionar que la mayor parte de los proyectos en Inventarios fracasan porque se entiende que es un proyecto sólo de Almacén y la Unidad de Control de Inventarios, cuando en realidad debe involucrar a la empresa completa, la Gerencia General, Informática, Recursos Humanos, Finanzas, Compras, logística, etc.
* Se busca determinar los Objetivos, las metas y las estrategias de un proyecto.
* Crear diagramas de prioridades para establecer una relación lógica de las actividades y los puntos importantes de un proyecto.
* Evaluación de los Recursos necesario para llevar a cabo el proyecto.

II FASE: PLANEACIÓN DE LAS SOLUCIONES.

* Mediante la participación de todo el equipo se propondrán las soluciones a dichos problemas.
* Identificar y asignar funciones en el proyecto a los integrantes del equipo.
* Entrenar al Equipo en Gestión de Proyectos y Planificación Estratégica.
* Elaborar técnicas de consenso para la toma de decisiones por parte del equipo del proyecto.
* Establecer un sistema de información para la administración del proyecto, como por ejemplo Microsoft Project.
* Se evaluará la necesidad de apoyo externo al proyecto (Consultores, Formación, etc.)
* Se identificará al Coordinador del proyecto, el cual después de un Diagnóstico en profundidad determinará un Plan de Trabajo el cual presentará al Equipo.
* Dicho Plan de trabajo será presentado al Equipo.

III FASE: EJECUCIÓN DE LAS SOLUCIONES.

* El Coordinador del Proyecto presentará los avances del mismo al Equipo de Proyecto de forma semanal o quincenal, según defina el Equipo.
* La preparación de la documentación que se requiere para apoyar el sistema nuevo, que incluya las políticas, los procedimientos, organigramas, las descripciones de puestos, presupuestos y beneficios, y otros documentos necesarios para dar seguimiento e informar del avance del proyecto.
* La elaboración de Manuales técnicos y documentos complementarios que describan cómo se pretende que operen los resultados del proyecto.
* Procesar los cambios necesarios en la empresa.

IV FASE: PRUEBA Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LAS SOLUCIONES.

* Integración de los resultados del proyecto en los sistemas organizacionales existentes.
* Proporcionar información de los resultados del proyecto al Equipo relacionados con el desarrollo de productos, servicios o procesos organizacionales nuevos.

V FASE: FIN DE PROYECTO.

Reconocimiento al Equipo del proyecto por el éxito alcanzado y creación del mecanismo de revisión o auditoria que vele por el seguimiento y cumplimiento de la nueva estructura.

Autor: Jorge Garcia